Çek defteriyle takip neden yetmez?
Çek koçanının dip koçanı ya da bir Excel listesi, hangi çeki kime verdiğinizi söyler. Söylemediği şey, o çekin vadesinde kasada yeterli para olup olmayacağıdır. Vadeyi kasa planından ayrı tuttuğunuzda, aynı hafta üç çekin birden vadesi geldiğini son gün fark edersiniz. Alınan çeklerde de benzer bir sorun vardır: hangisinin tahsil edildiği, hangisinin ciro edildiği ya da karşılıksız çıktığı karışır.
Bir çek takip programı, çeki nakit akışının içine koymalıdır. HesaPlus'ta portföydeki her çek vadesinde Nakit Defteri'ne planlı hareket olarak düşer; Genel Bakış'taki planlı gider ve gelir rakamlarına kendiliğinden girer.
Ekranda ne var?
Projenin Çekler sayfasının üstünde dört özet durur: portföydeki verilen çeklerin toplamı, portföydeki alınan çeklerin toplamı, iki gün içinde vadesi gelenler ve vadesi geçmiş olanlar. Listede her çekin vadesi, yönü, çek numarası, bankası, carisi, tutarı ve durumu yazar. Vadesi yaklaşan ya da geçen çek satırında ayrıca işaret çıkar.
Arama kutusuna çek numarası, banka ya da cari adı yazarak bir çeki bulursunuz; yön ve durum süzgeçleriyle yalnız verilen ya da yalnız portföydeki çekleri listelersiniz.
Çek nasıl girilir ve kapatılır?
- Çek ekle düğmesine basın. Yönü seçin: verilen (biz ödeyeceğiz) ya da alınan (bize ödenecek).
- Çek numarasını, bankayı, vadeyi, tutarı ve cariyi yazın. Cari listede yoksa yeni adı yazmanız yeterli, kendiliğinden eklenir.
- Paranın hangi hesaptan çıkacağını ya da hangi hesaba gireceğini seçin. Çek, vadesinde bu hesapta planlı hareket olarak görünür.
- Vade geldiğinde satırdaki Durumunu değiştir ile çeki kapatın.
Çekin dört durumu vardır:
| Durum | Defterde ne olur? |
|---|---|
| Portföyde | Vade tarihinde planlı hareket olarak durur, kasayı bugünden etkilemez. |
| Ödendi | Defterdeki satır ödeme ya da tahsil tarihine taşınır ve gerçekleşir. |
| Ciro edildi | Satır defterden düşer; ciro edilen çek artık başkasının alacağıdır. |
| Karşılıksız | Satır defterden düşer; beklenen para gelmemiştir. |
Nakit Defteri'nde çek hesabı olarak tanımlı bir hesaba girdiğiniz hareketler, elle ya da tahsilat planından gelmiş olsun, Çekler listesinde "Defterden" rozetiyle kendiliğinden görünür. Aynı çeki iki kez girmezsiniz; tarihi ileride olanlar portföyde sayılır ve vade uyarısına girer.
Firma geneli çek listesi
Nakit planı proje proje değil, firma genelinde yapılır. Bir şantiyenin hesabından verilen çek, başka bir şantiyenin satış tahsilatıyla karşılanabilir. Bu yüzden firma ana ekranında ayrı bir Çekler kartı vardır: bütün projelerin verilen ve alınan çekleri proje sütunuyla tek listede toplanır. Proje süzgeci, portföy ve vade özetleri burada da bulunur. Hangi hafta ne kadar çek ödeyeceğinizi bütün şantiyeler için tek bakışta görürsünüz.
Ekleme ve düzenleme projenin kendi Çekler sayfasında yapılır; firma listesindeki satırdan ilgili projeye tek tıkla geçilir.
Bildirimler
Vadesine iki gün kalan ve vadesi geçmiş çekler zil menüsünde görünür; tıklayınca ilgili ekran açılır. Önümüzdeki yedi günün planlı ödemeleri ve eksiye düşen kasa da aynı menüde uyarılır. Böylece çek vadesi ile kasa durumu aynı yerde okunur.
Diğer modüllerle bağı
- Nakit Defteri: portföydeki çek vadesinde planlı hareket, ödendiğinde gerçek hareket olur.
- Cariler: çeke seçilen cari, çekin kime verildiğini ya da kimden alındığını gösterir; cari listede yoksa çek girerken kendiliğinden açılır.
- Satış ve Stok: daire alıcısından alınan çek, tahsilat planındaki taksidin karşılığı olarak çek hesabına girilebilir.
Kime uygun?
Tedarikçiye vadeli çekle ödeme yapan, daire satışında alıcıdan çek alan, birden fazla şantiyenin nakdini aynı kasadan çeviren müteahhitler için. Muhasebe sorumlusu haftalık ödeme listesini firma geneli çek ekranından çıkarır; yönetici ise vadesi yaklaşan çeki bildirimden görür ve hangi hesaptan karşılanacağına önceden karar verir.
Sık sorulanlar
Vadesi gelen çek için ne zaman uyarı alırım?
Vadesine iki gün kalan çek zil menüsünde ve Çekler ekranının üstündeki özette görünür. Vadesi geçip kapatılmamış çekler ayrı bir özet olarak durur.
Ciro ettiğim alınan çek kasamda görünmeye devam eder mi?
Hayır. Durumunu ciro edildi olarak işaretlediğinizde çekin defterdeki planlı satırı düşer, çünkü o para artık sizin kasanıza girmeyecektir.
Bütün şantiyelerin çeklerini tek listede görebilir miyim?
Evet. Firma ana ekranındaki Çekler kartı bütün projelerin çeklerini proje sütunuyla tek listede toplar; proje süzgeciyle daraltabilirsiniz.
Defterde çekle yaptığım ödemeyi Çekler'e tekrar girmeli miyim?
Gerekmez. Çek hesabına işlenen defter hareketleri Çekler listesinde Defterden rozetiyle kendiliğinden yer alır.
