Excel'de kasa tutarken ne ters gider?
Çoğu müteahhit kasayı bir Excel sayfasında ya da cep defterinde tutar. İlk aylarda sorun çıkmaz. Sonra ödemeler çoğalır, aynı fatura bir kez muhasebe dosyasına, bir kez kasa sayfasına yazılır, ileri tarihli çek bugünün kasasından düşülür ve ay sonunda kasa ile banka tutmaz. Hangi satırda kaydığını bulmak için bütün sayfayı baştan toplamak gerekir.
İnşaat kasa takibinde asıl ihtiyaç şu üç soruya hızlı cevaptır: bugün elde ne var, önümüzdeki dönemde ne çıkacak, bu para hangi işe gitti. Nakit Defteri bu üç soruyu ayrı ayrı cevaplayacak şekilde kurulmuştur.
Ekranda ne var?
Üstteki kartlar kasa bakiyesini, gerçekleşen gelir ve gideri, planlı gelir ve gideri, ödemesi girilmemiş kalemleri özetler. Altında hareketler tablosu durur. Her satırda tarih, kategori, cari, açıklama, hesap ve tutar yazar. En sağdaki yürüyen bakiye, o satırdan sonra kasada ne kaldığını gösterir. Yanlış görünen bir rakamı satır satır geri takip edip nerede oluştuğunu bulursunuz.
Satırlarda iki rozet göreceksiniz:
- Planlı: tarihi bugünden sonra olan ödeme ya da tahsilat. Kasayı bugünden düşürmez, önünüzdeki dönemi gösterir.
- Otomatik: maliyet icmalinden, tahsilat planından ya da çeklerden kendiliğinden gelen satır. Bu satırı defterde ikinci kez yazmazsınız.
Ödemesi henüz girilmemiş maliyet kalemleri de defterde "ödenmedi" olarak bekler. Kasaya ve bakiyeye girmezler, ama unutulmazlar; tek tıkla ödeme tarihi ve hesabı girilir.
Yeni hareket nasıl girilir?
- Yeni Hareket düğmesine basın ve hareketin çıkan mı giren mi olduğunu seçin.
- Tarihi ve tutarı yazın. Tarihi ileri bir güne verirseniz kayıt planlı olarak durur ve Genel Bakış'ta planlı gider ya da gelir olarak görünür.
- Kategoriyi, cariyi ve paranın hangi hesaptan çıktığını ya da hangi hesaba girdiğini seçin.
- Döviz ya da altın hesabı seçtiyseniz kur alanı o günün kuruyla dolar. Dilerseniz kuru elle değiştirirsiniz; defter lira karşılığını kendisi tutar.
Arama için üstteki süzgeçleri kullanırsınız: kategori, hesap ve hareket türü seçilir, arama kutusuna cari adı ya da açıklama yazılır. Örneğin yalnız çek hesabından çıkan ödemeleri ya da yalnız ödenmemiş kalemleri listeleyebilirsiniz.
Birden çok hesap ve para birimi
Bir projede genellikle birkaç hesap vardır: banka, elden nakit, çek portföyü, belki bir döviz hesabı. HesaPlus'ta her proje için hesaplarınızı Türk lirası, dolar, euro ya da gram altın olarak tanımlarsınız. Dolar ve euro kuru TCMB'den, gram altın Harem Altın'dan gelir. Genel Bakış'ta döviz hesaplarının bakiyesi hem kendi biriminde hem bugünkü kurla görünür, raporlar ise lira karşılığıyla çalışır.
Kasa yalnız gerçekleşen hareketlerden hesaplanır. İleri tarihli ödemeyi kasadan düşmüş gibi görmek, şantiyede en sık yapılan nakit planı hatasıdır; defter bu ikisini ayrı tutar.
Diğer modüllerle bağı
Defterin değeri, başka ekranlarda girilen bilginin buraya kendiliğinden gelmesindedir:
- Maliyet İcmali: bir faturaya ödeme tarihi ve hesabı girdiğinizde kalem deftere işlenir. Aynı gün, aynı firma, aynı poz ve aynı hesaptan yapılan ödemeler tek satırda toplanır.
- Satış ve Stok: dairenin tahsilat planındaki her taksit deftere planlı gelir olarak düşer, tahsil edildiğinde gerçekleşir.
- Çekler: portföydeki çek vadesinde planlı hareket olarak görünür. Defterde çek hesabıyla girdiğiniz hareketler de çek listesinde kendiliğinden yer alır.
- Cariler ve Kâr Dağıtımı: defterdeki ödeme cari ekstresine ve ortakların sermaye hesabına aynı anda yansır.
Maliyet İcmali ekranında ayrıca icmal ile defter arasında bir mutabakat bölümü bulunur: icmal toplamı, defterdeki gider, ödemesi girilmemiş tutar ve aradaki fark yan yana durur. İki tablo arasındaki uyuşmazlığı ay sonunu beklemeden görürsünüz.
Genel Bakış ile birlikte okumak
Defter satır satır anlatır, Genel Bakış ise özetler. Pano ekranında kasa bakiyesi, ortakların koyduğu sermaye, toplam maliyet ve satış oranı üst sırada; gerçekleşen ve planlı gelir gider ikinci sırada durur. Hesap bakiyeleri listesi her hesabın tutarını gösterir. Bütün proje altı sayfalık bir Excel dosyası olarak indirilebilir; ortaklar toplantısına çıktı götürmek için ayrı hazırlık gerekmez.
Kime uygun?
Aynı anda bir ya da birkaç şantiye yürüten, kasayı kendisi ya da bir muhasebe sorumlusuyla tutan müteahhitler ve yap-sat ortaklıkları için. Ortakların kasayı görmesi gerekiyorsa her biri kendi hesabıyla girip aynı defteri okur; kimin hangi kaydı değiştirdiği denetim kaydında saklanır. Satış ekibine verilen hesaplarda ise kasa ekranı hiç açılmaz.
Sık sorulanlar
Nakit Defteri bir muhasebe programının yerini tutar mı?
Hayır. Nakit Defteri projenin kendi para hareketlerini ve nakit planını tutar; resmî defterler ve beyannameler mali müşavirinizin programında kalır. Amaç, şantiyenin parasını yöneten kişinin bugün ne olduğunu ve yarın ne olacağını görmesidir.
İleri tarihli bir ödemeyi girersem kasa düşer mi?
Düşmez. Tarihi bugünden sonra olan hareket planlı rozetiyle durur ve önümüzdeki dönemin planlı giderine yazılır. Tarihi geldiğinde gerçekleşmiş sayılır ve kasaya o gün yansır.
Dolar ya da altın hesabından ödeme yapabilir miyim?
Evet. Hesabı dolar, euro ya da gram altın olarak tanımlarsınız. Bu hesaptan hareket girerken tutarı kendi biriminde yazarsınız, kur o günün kuruyla gelir, defter lira karşılığını tutar.
Aynı faturayı hem icmale hem deftere yazmam gerekir mi?
Gerekmez. Faturayı Maliyet İcmali'nde poza girip ödeme tarihi ve hesabı eklediğinizde defter satırı kendiliğinden oluşur. Ödemesi girilmemiş fatura defterde ödenmedi olarak bekler.
