Hangi sorunu çözer?
Şantiye kaydı tutmak çoğu firmada ya hiç yapılmaz ya da bir defterde kalır. Sonra bir ortak "kaba yapı ne zaman bitti" diye sorar, bir alıcı dairenin hangi aşamada olduğunu merak eder, bir anlaşmazlıkta hangi işin hangi gün yapıldığını göstermeniz gerekir. Mesaj gruplarında yüzlerce fotoğrafın arasında doğru kareyi bulmak saatler alır. Belgeler için de durum benzerdir: ruhsat bir klasörde, taşeron sözleşmesi bir e-postada, son hakediş bir başkasının bilgisayarında.
Proje Günlüğü ve Dosyalar bu dağınıklığı projenin içine taşır. Kayıtlar projeye bağlıdır, tarihlidir ve yetkisi olan herkes aynı yere bakar.
Proje Günlüğü: şantiyenin zaman tüneli
Günlük, kayıtları tarih sırasıyla bir zaman tünelinde gösterir. Her kaydın bir türü vardır ve tür renkli bir rozetle görünür:
- Not: günlük gözlemler, toplantı kararları, hatırlatmalar.
- İlerleme: kat betonları, duvar örümü, sıva gibi iş ilerlemesi.
- Kilometre Taşı: temel, karkas bitişi, iskan başvurusu gibi dönüm noktaları.
- Ödeme: önemli ödemeler ve hakediş günleri.
- İzin / Ruhsat: belediye ve kurum işleri.
- Sorun: gecikme, hasar, tedarik aksaması gibi takip edilmesi gereken durumlar.
Yeni Kayıt düğmesiyle tarih, tür, başlık ve açıklama girer, bir ya da birden çok fotoğraf eklersiniz. Telefonla çekilen HEIC fotoğraflar da kabul edilir; fotoğraf başına sınır 15 MB'tır. Şantiyedeki şef kaydı telefonundan girer, şehir dışındaki ortak şantiyeye gelmeden betonun döküldüğünü, cephenin bittiğini buradan izler.
Günlüğü düzenli tutmak için birkaç alışkanlık
Günlük, ancak düzenli girildiğinde işe yarar. Her kat betonunu ve her kilometre taşını aynı gün, fotoğrafıyla girin; başlığa blok ve kat adını yazmak sonradan aramayı kolaylaştırır. Bir sorun kaydı açtığınızda çözüldüğü günü de ayrı bir kayıtla işaretleyin, böylece zaman tünelinde sorunun ne kadar sürdüğü görünür. Belediye ve kurum yazışmalarını İzin / Ruhsat türüyle girmek, iskan aşamasında hangi belgenin ne zaman alındığını tek bakışta gösterir.
Dosyalar: projenin belge arşivi
Dosyalar sayfası projenin belgelerini tek yerde tutar: ruhsat, sözleşmeler, hakedişler, mimari render'lar, Excel tabloları. Dosyayı sayfaya sürükleyip bırakmanız yeter; tek dosya 100 MB'a kadar olabilir. Her dosyanın kartında önizleme ve indirme düğmeleri vardır, kimin ne zaman yüklediği de yazar. Böylece "sözleşmenin son hâli hangisiydi" sorusu tarihe ve yükleyene bakarak cevaplanır.
Dosyalar sayfasında sözleşme ve hakediş gibi finansal belgeler durduğu için satış rolündeki kullanıcılar bu sayfayı göremez. Dosya yükleme ve silme yönetici ile ortağa açıktır; görüntüleyici dosyaları açıp indirebilir.
Kim ne yapabilir?
Proje Günlüğü bütün rollere açıktır, çünkü satış ekibi de dairenin hangi aşamada olduğunu alıcıya anlatabilmelidir. Günlüğe kayıt girmek yönetici, ortak ve satış rollerine açıktır; görüntüleyici, örneğin mali müşaviriniz, yalnız okur. Günlükte ya da dosyalarda yapılan her ekleme, değişiklik ve silme denetim kaydına yazılır. Yanlışlıkla silinen bir günlük kaydı fotoğraflarıyla birlikte çöp kutusuna düşer ve otuz gün içinde geri yüklenebilir.
Diğer modüllerle bağı
Günlük, sayılarla anlatılan hikâyenin sahadaki karşılığıdır. Maliyet icmalinde kaba yapı kategorisinin dolduğunu gördüğünüzde günlükteki ilerleme kayıtları işin gerçekten nerede olduğunu gösterir. Taşeron hakedişini öderken günlükteki fotoğraflı ilerleme kaydı, yapılan işin kanıtı olarak elinizin altındadır. Yapay zekâ bağlantısını kurduysanız asistanınız günlüğü ve dosya listesini de okuyabilir; "son bir ayda hangi sorun kayıtları açıldı" gibi sorular sorabilirsiniz.
Kime uygun?
- Ortaklarından biri ya da birkaçı şantiyeden uzakta olan yap-sat ortaklıkları.
- Aynı anda birden çok şantiyesi olan ve hepsini tek yerden izlemek isteyen müteahhitler.
- Alıcılara ve satış ekibine inşaatın gidişatını düzenli anlatmak isteyen firmalar.
- Belge arşivini kişisel bilgisayarlardan ve mesaj gruplarından kurtarmak isteyen herkes.
Sık sorulanlar
Şantiye günlüğüne telefondan kayıt girilebilir mi?
Evet. HesaPlus web tabanlıdır ve telefon tarayıcısında çalışır. Şantiyede çektiğiniz fotoğrafı doğrudan kayda ekleyebilirsiniz; iPhone'un HEIC biçimi de kabul edilir.
Bir kayda kaç fotoğraf ekleyebilirim?
Bir kayda birden çok fotoğraf eklenebilir. Her fotoğraf için sınır 15 MB'tır; sonradan yeni fotoğraf ekleyebilir ya da tek bir fotoğrafı silebilirsiniz.
Dosyalar sayfasına hangi belgeleri yükleyebilirim?
Ruhsat, sözleşme, hakediş, PDF, Excel, görsel ve render dahil projeyle ilgili her türlü dosyayı yükleyebilirsiniz. Tek dosya 100 MB'a kadar olabilir.
Satış personelim sözleşmeleri görebilir mi?
Hayır. Dosyalar sayfası satış rolüne kapalıdır. Satış personeli Proje Günlüğü'nü görür ve kayıt girebilir, ama finansal belgelerin bulunduğu arşive erişemez.
