Hangi sorunu çözer?
Excel'le yürüyen bir ortaklıkta dosyayı kim açtıysa her şeyi görür ve değiştirir. Bir hücre silindiğinde kimin sildiği bilinmez, eski hâline dönmek için birinin bilgisayarındaki eski kopyayı aramak gerekir. Ortaklar arasında "o kaydı ben girmedim" tartışması çıktığında elde kanıt yoktur. Satış personeline daire listesini göstermek için bütün dosyayı paylaşmak, maliyet ve kâr bilgisini de paylaşmak anlamına gelir. Bu modül üç soruya cevap verir: kim neyi görür, kim neyi değiştirdi, bir şey kaybolursa nasıl geri gelir.
Dört rol
| Rol | Ne görür, ne yapar? |
|---|---|
| Yönetici | Her şeyi görür, kayıt girer, kullanıcıları ve firma ayarlarını yönetir, veri dökümünü indirir. |
| Ortak | Finansal ekranları görür ve kayıt girer; denetim kaydına ve çöp kutusuna erişir. |
| Görüntüleyici | Finansal ekranları yalnız okur, hiçbir kaydı değiştiremez. Mali müşavir için uygundur. |
| Satış | Daireleri, müşterileri ve proje günlüğünü görür; kasa, maliyet, cari, dosyalar ve kâr ekranları ona hiç açılmaz. |
Kullanıcılar sayfası yalnız yöneticiye açıktır. Kullanıcı Ekle penceresinde ad, e-posta, rol ve ilk şifre girilir; kullanıcı ilk girişinden sonra şifresini profil sayfasından değiştirir. Rolü bir ekranı görmeye yetmeyen kullanıcının menüsünde o ekran hiç çıkmaz; adresini bilse bile açılmaz. Yetki kontrolü sunucuda yapılır, yalnız menüyü gizlemekle kalmaz.
Denetim kaydı: kim, ne zaman, neyi değiştirdi?
Denetim kaydı her ekleme, değişiklik ve silmeyi satır satır tutar: kullanıcı, tarih ve saat, kaydın türü ve adı. Satırı açtığınızda alanların önceki ve sonraki değerleri görünür; bir tutarın kaçtan kaça değiştiği tartışmaya yer bırakmaz. Başarılı ve başarısız giriş denemeleri de buraya yazılır. Son 24 saatte başarısız giriş denemesi olduysa bildirim menüsünde uyarı çıkar; art arda çok sayıda hatalı denemede giriş bir süreliğine kilitlenir.
Her projenin kendi denetim sayfası vardır; firma ayarlarındaki denetim sayfası ise bütün projeleri ve giriş, kullanıcı gibi firma geneli kayıtları birlikte gösterir. Denetim kaydında e-posta ve IP bilgisi bulunduğu için yalnız yönetici ve ortak görür.
Çöp kutusu: yanlışlıkla silinen kayıt kaybolmaz
Silinen bir nakit hareketi, maliyet kalemi, daire, cari, çek, teklif, günlük notu ya da proje dosyası çöp kutusuna düşer ve otuz gün bekler. Geri Yükle dediğinizde kayıt alt kayıtları ve bağlantılarıyla birlikte eski yerine döner; örneğin bir günlük notu fotoğraflarıyla, bir teklif kalemleriyle geri gelir. Otuz gün sonra kalıcı olarak silinir. Çöp kutusu yönetici ve ortağa açıktır.
Yedekleme ve veri dökümü
Her gece Türkiye saatiyle 04:00'te veritabanı ve yüklenen dosyalar yedeklenir. Yedek bir geri yükleme denemesiyle doğrulanır, şifrelenir ve uygulamanın dışındaki ayrı bir depoya yüklenir. Yedekleme sayfası son başarılı yedeğin zamanını, boyutunu ve özetini gösterir. Yedek beklenen saatte gelmezse ya da iş başarısız olursa zil menüsünde uyarı çıkar.
Otomatik yedeğe ek olarak yönetici, firmanın bütün verisinin kopyasını Yedekleme sayfasından istediği an tek dosyalık bir veri dökümü olarak indirebilir. Her projenin finansal ekranları da Genel Bakış'tan çok sayfalı bir Excel raporu olarak iner. Programı bıraksanız bile verinizin bir kopyası elinizde kalır.
Diğer modüllerle bağı
Roller bütün modüllere uygulanır: nakit defteri, maliyet icmali ve kâr dağıtımı satış rolüne kapalıdır; satış ve stok ile müşteri ekranları satış ekibine açıktır. Yapay zekâ bağlantısı da aynı kuralı izler: asistan, bağlantıyı kuran kişinin rolünün gördüğünden fazlasını göremez.
Kime uygun?
Birden çok ortağın aynı kayıtlara girdiği yap-sat ortaklıkları, mali müşavirine okuma izni vermek isteyen firmalar, satış ekibiyle maliyet bilgisini paylaşmak istemeyen müteahhitler ve verisinin düzenli yedeklendiğinden emin olmak isteyen herkes.
Sık sorulanlar
Mali müşavirime hangi rolü vermeliyim?
Görüntüleyici rolü uygundur. Finansal ekranları okur, raporları görür ama hiçbir kaydı ekleyemez, değiştiremez ya da silemez.
Satış personeli maliyetleri görebilir mi?
Hayır. Satış rolünde kasa, maliyet, cari, dosyalar ve kâr ekranları menüde çıkmaz ve adresle de açılmaz. Yetki kontrolü sunucuda yapılır.
Silinen bir kaydı ne kadar süre geri alabilirim?
Silinen kayıt otuz gün çöp kutusunda bekler ve bu süre içinde bağlantılarıyla birlikte geri yüklenebilir. Otuz gün sonra kalıcı olarak silinir.
Yedekler nerede tutuluyor?
Gece yedeği şifrelenerek uygulamanın dışındaki ayrı bir depoya yüklenir. Ayrıca yönetici istediği an firmanın bütün verisini veri dökümü olarak indirebilir.
Bir ortak kaydı değiştirdiğinde bunu görebilir miyim?
Evet. Denetim kaydı değişikliği yapan kullanıcıyı, zamanı ve alanların önceki ile sonraki değerlerini gösterir. Denetim kaydını yönetici ve ortak görür.
