Hangi sorunu çözer?
Taahhüt teklifinde iki şey sık sık karışır. Birincisi fiyat: aynı imalata geçen ay hangi birim fiyatı yazdığınızı hatırlamak için maliyet dosyalarını ve faturaları karıştırırsınız. İkincisi takip: kime hangi teklifi verdiğiniz, hangisinin kabul edildiği, hangisinin süresinin dolduğu bir e-posta klasöründe ya da masadaki dosyada kalır. Teklif numaraları da çoğu zaman elle verilir ve yıl içinde çakışır.
Teklifler ekranı bu üç işi tek yerde toplar. Bütün projelerin teklifleri firma düzeyinde tek listede durur; proje ve durum süzgeçleriyle aradığınızı bulursunuz. Teklifin müşterisi aynı anda iki projenizle ilgilenebildiği için teklif bir projeye bağlı olmak zorunda değildir.
Ekranda ne var, nasıl çalışır?
1. Taslak ve numara
Yeni Teklif düğmesi bir taslak açar ve numarasını kendisi verir. Numara firma genelinde, yıl yıl sıralanır: yılın ilk teklifi 001 ile başlar, sonrakiler birer artar. İki kişinin aynı numarayı vermesi, geçen yılın numarasıyla karışması gibi dertler kalmaz.
2. Başlık bilgileri
Başlığı, müşterinin adını, teklif tarihini, geçerlilik tarihini ve KDV oranını yazarsınız. İsterseniz not alanına ödeme koşulu ya da kapsam dışı işler gibi açıklamaları eklersiniz. Teklifi bir projeye bağlarsanız kalemleri o projenin pozlarından seçersiniz; projesiz teklifte kalemleri serbestçe yazarsınız.
3. Kalemler ve fiyat hafızası
Kalem ekle bölümünde pozu seçer, miktarı, birimi ve birim fiyatı girersiniz. Projede o poza maliyet icmalinde daha önce bir birim fiyat yazıldıysa en son yazılan fiyat ve birimi forma kendiliğinden düşer; poz listesinde de her pozun yanında son fiyat görünür. Fiyatı olduğu gibi kullanabilir ya da kâr payınızı ekleyerek değiştirebilirsiniz. Kalemler eklendikçe ara toplam, KDV ve genel toplam hesaplanır.
4. Yazdırma ve sonuç
Teklif hazır olduğunda Yazdır / PDF düğmesi menüsüz, A4 düzeninde bir belge açar (firma logonuzu yüklediyseniz başında o görünür); tarayıcıdan PDF olarak kaydedip müşteriye gönderirsiniz. Teklifin durumu taslak, verildi, kabul edildi ya da reddedildi olarak işaretlenir. Geçerlilik tarihi geçmiş ve sonucu işlenmemiş teklifler bildirim menüsünde uyarı olarak çıkar; böylece cevap beklemeden unutulan teklif kalmaz.
Pratikte bir teklif nasıl hazırlanır?
İşverenden gelen keşif ya da metraj listesini elinize aldığınızda önce teklifi en yakın projenize bağlayın; böylece pozlar ve son fiyatlar hazır gelir. Kalemleri listedeki sırayla ekleyin, fiyat hafızasından gelen birim fiyatın tarihine dikkat edin: aylar önceki bir fiyatı malzeme ve işçilikteki değişimi düşünerek güncelleyin. Listede pozu olmayan işler için açıklamayı serbest yazın. Geçerlilik tarihini kısa tutmak, fiyat oynaklığının yüksek olduğu dönemlerde sizi korur. Teklifi göndermeden önce durumunu "verildi" yapın ki listede bekleyenler arasında görünsün.
Teklif maliyet icmaline kendiliğinden işlenmez. Teklifteki fiyat "bu işi kaça yaparım" sorusunun cevabıdır, icmal ise gerçekleşen maliyettir. İkisini ayrı tutmak, kazandığınız bir işte hedef fiyatla gerçek maliyeti karşılaştırmanızı kolaylaştırır.
Diğer modüllerle bağı
Fiyat hafızası maliyet icmalinden beslenir: icmale ne kadar düzenli kayıt girerseniz teklif yazarken o kadar sağlam bir referansınız olur. Pozlar, poz kartındaki metraj ve taşeron bilgisiyle aynı listedir. Birden çok projeniz varsa Projeleri Kıyasla ekranındaki poz bazında karşılaştırma, aynı imalatın projeden projeye ne kadar tuttuğunu gösterir; yeni bir teklifte hangi fiyatı esas alacağınıza karar verirken işe yarar. Teklif üzerindeki her değişiklik denetim kaydına yazılır, silinen teklif de çöp kutusuna düşer.
Kime uygun?
- Kendi projelerinin yanında başkalarına taahhüt işi de alan müteahhitler.
- Kaba yapı, ince işler ya da belirli imalatlar için taşeron olarak teklif veren firmalar.
- Teklifi bir kişinin hazırlayıp ortağın ya da yöneticinin onayladığı küçük ekipler.
Teklif ekranı yönetici, ortak ve görüntüleyici rollerine açıktır; teklif yazmak ve değiştirmek yönetici ile ortağın işidir. Satış rolündeki personel teklifleri görmez.
Sık sorulanlar
Son birim fiyat nereden geliyor?
Teklifin bağlı olduğu projede, seçtiğiniz poza maliyet icmalinde en son girilmiş kalemin birim fiyatı ve birimi kullanılır. Projesiz teklifte fiyat hafızası yoktur, kalemleri serbest yazarsınız.
Teklif numarasını elle değiştirebilir miyim?
Numara yeni teklif açılırken sistem tarafından verilir ve firma genelinde yıl içinde sırayla artar. Bu sayede iki teklifin aynı numarayı taşıması önlenir.
Teklifteki KDV oranını kim belirliyor?
Oranı her teklifte siz yazarsınız; toplamlar o orana göre hesaplanır. İnşaat taahhüt işlerinde uygulanacak KDV oranı ve olası tevkifat işin niteliğine göre değişebildiği için oranı mali müşavirinizle belirlemenizi öneririz.
Kabul edilen teklif maliyetlere işlenir mi?
Hayır. Teklif ayrı bir kayıttır ve maliyet icmaline kendiliğinden aktarılmaz. İş başladığında gerçek giderleri icmale ve nakit defterine girersiniz.
Teklifi müşteriye nasıl gönderirim?
Yazdır / PDF düğmesi A4 düzeninde bir belge açar. Tarayıcının yazdırma penceresinden PDF olarak kaydedip e-postayla ya da mesajla iletirsiniz.
